En MONTES & WARREN S.A.S. (en adelante MW) respetamos y protegemos la privacidad de los visitantes de nuestro sitio web, de los empleados, de los proveedores y de los clientes que usan nuestros servicios, tratando sus datos de conformidad con lo establecido con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Personales” y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen.

 

Objetivo: Esta Política de tratamiento de datos personales (en adelante PTDP) describe las practicas de MW de tratamiento y administración de información obtenida en el desarrollo de su objeto social, actividades comerciales y de marketing. En esta PTDP se desarrollan los principios rectores para el tratamiento de la información recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales de los Titulares a los que MW tiene acceso por cualquier medio, con previa autorización informada y expresa de parte de los Titulares, salvo las excepciones previstas en ley.

 

Alcance y Obligaciones: Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de MONTES & WARREN S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. Esta PTDP es de obligatorio y estricto cumplimiento para MONTES & WARREN S.A.S. quien garantizará al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Respecto del tratamiento de información y datos personales MW deberá:

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1. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

2.  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3. Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

4. Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

5. Tramitar todas las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

7. Informar a la autoridad competente de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

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Glosario: Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la presente política y de acuerdo con lo establecido la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 se entiende por:

 

Dato personal - Cualquier Información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

Dato público - Son considerados datos públicos, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Estos pueden estar contenidos en registros y documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros.

Dato privado - Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

Dato Sensible - Es el dato que afecta la intimidad del Titular, son aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.

Autorización - Es el consentimiento que otorga cualquier persona para que los Responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

Base de datos - Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

Tratamiento - Cualquier operación o conjunto de operaciones que se hacen sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia - Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

Encargado del tratamiento - Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el Responsable del tratamiento, recibe instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

Responsable del tratamiento - Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.

Titular - Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Aviso de privacidad - Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

 

 

Derechos de los titulares:

 

Los Titulares de los datos personales tienen derecho a:

 

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá́ carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

 

¿Quién es el Responsable del Tratamiento de sus datos?

 

Montes & Warren S.A.S. sociedad legalmente constituida, identificada con NIT No. 900.998.777-1, con domicilio principal en la Calle 106 No. 56-33 oficina 403, de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. Teléfono +571 4672868, Correo electrónico (contacto Delegado de Protección de Datos): contacto@mwabogados.com, Sitio web http://www.mwabogados.co/

 

¿Qué tipo de datos tratamos?

 

Datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de MW, se tratan de los siguientes tipos de información:

 

1. Información de identificación personal: nombre completo, edad, nacionalidad, fotografías (en caso de campañas de marketing y publicidad), números de teléfono, dirección de domicilio y correo electrónico, actividad económica, registro de necesidades en las áreas de consultoría ofertadas por MW.

2. Información de identificación formal: número de identificación personal; cedula de ciudadanía, cedula de extranjería, número de pasaporte.

3. Información financiera: información de la cuenta bancaria, (cuando sea proporcionada por los clientes), información financiera obtenida por consulta y reporte en centrales de riesgo.

4. Información laboral y profesional: nivel de educación, cargo o descripción de la función, datos del domicilio de empresas y establecimientos de comercio.

5. Datos de uso: respuestas a encuestas, información proporcionada a nuestro equipo de asistencia, publicaciones en redes sociales públicas.

6. Cualquier información adicional que sea necesaria para prestar cualquier servicio o información solicitada por el Titular o para el cumplimiento de obligaciones legales.

 

Es importante precisar, que para acceder a nuestro sitio web no se requiere aportar ningún dato personal, salvo en el caso de solicitudes de un servicio concreto, inscripciones a webinars, conferencias, eventos o promociones, en cuyo caso habría que diligenciar el formulario correspondiente introduciendo los datos requeridos. Todos los campos incluidos en dichos formularios son obligatorios, salvo aquellos se señalen específicamente como opcionales.

 

¿Con qué finalidad y cómo tratamos sus datos personales?

 

MW trata sus datos, con un alcance variable según la utilización que se haga de nuestros servicios y por una variedad de razones y finalidades, principalmente:

 

1. Contratar con la firma MW, usar sus servicios y ejecutar las relaciones contractuales y peticiones que hagan nuestros clientes.

2. Proporcionar los servicios contratados, informando a los Titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés.

3. Realizar gestiones administrativas relativas al desarrollo de nuestro objeto social y prestación de servicios.

4. Mantener informados a nuestros clientes en temáticas relacionadas con su sector de mercado y con el desarrollo de su objeto social.

5. Contratar a proveedores que MW requiera para su operación adecuada de sus instalaciones físicas y sitio web.

6. Elaborar registros contables, estadísticos y administrativos.

7. Presentar informes a autoridades de control y vigilancia.

8. Acoger medidas para la prevención de actividades ilícitas, lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

9. Ejecutar transacciones comerciales que involucren a nuestros clientes, como ventas, fusiones, reorganizaciones, liquidaciones, entre otras.

10. Enviar ofertas comerciales, encuestas, publicidad e información en general de los productos y/o servicios de MW.

11. Hacer estudios de crédito tendientes a determinar la posibilidad de otorgar facilidades de pago a crédito al Titular o sus garantes, y efectuar consultas o reportes en centrales de riesgo con base en el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones adquiridas con MW.

 

No usaremos su información personal sin su permiso para fines que no sean aquellos detallados en la presente PTDP. Ocasionalmente, podemos solicitarle su permiso para permitirnos compartir su información personal con terceros (siempre y cuando sea necesario y/o exigido por la jurisdicción correspondiente o indispensable para la prestación de un Servicio). Tenga presente que usted puede optar por negarse a que se comparta su información personal con terceros o a permitirnos usar su información personal con fines que sean incompatibles con aquellos para los cuales la recopilamos original o posteriormente obtuvimos su autorización.

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¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?

 

Los datos se conservarán mientras usted sea usuario de nuestros servicios hasta que solicite su supresión y, en todo caso, durante el plazo necesario para el cumplimiento de obligaciones legales.

 

1. ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

2. Ejecución de contrato. El tratamiento de los datos, conforme se ha indicado, es necesario para la prestación de los servicios de la empresa.

3. Cumplimiento de una obligación legal. Como se ha indicado, la normativa de aplicación, en especial las relativas al lavado de activos y financiación del terrorismo exige que tratemos muchos de los datos que le son requeridos.

4. Interés legítimo del responsable. Algunos de los tratamientos que se efectúan, tales como la remisión de publicidad, se realizan sobre la base del interés legítimo de la empresa.

5. Autorización. En todo caso usted presta su consentimiento a la presente política de privacidad en la utilización de nuestros servicios

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¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

 

Tomamos la precaución de permitir que solo accedan a su información personal quienes lo necesiten para realizar sus tareas y obligaciones y de compartirla con terceros que tengan el propósito legítimo de acceder a esta. Sólo compartiremos su información en las siguientes circunstancias:

 

1. Es posible que su información sea compartida por orden judicial o de la autoridad competente en cualquiera de las jurisdicciones en las que tengamos presencia.

2. Es posible que compartamos su información con cuerpos y fuerzas de seguridad, funcionarios o demás terceros cuando se nos obligue en virtud de una citación judicial, orden judicial o administrativa, o procedimiento legal similar o cuando consideremos de buena fe que la divulgación de información personal es necesaria para evitar daños físicos o pérdidas financieras, para informar presuntas actividades ilegales o para investigar infracciones de cualquier otra política vigente o en cumplimiento de la normativa sobre blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.

3. En la medida en que sea necesario para la adecuada prestación de los servicios contratados o sobre los que se solicite cotización, podremos compartir con terceros su información en la medida en que su participación sea necesaria para la ejecución de las labores contratadas y, en todo caso, garantizando el cumplimiento de los términos de esta PTDP.

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Transferencias de datos a terceros países

 

La única transferencia de datos a terceros países fuera de territorio colombiano que se contemplan son las que se puedan realizar a nuestra filial Montes & Warren S.L.U. en España, únicamente en la medida en que sea necesario según los servicios requeridos por el cliente.

 

¿Cuáles son sus derechos cuando nos facilita sus datos?

 

Cualquier Titular tiene derecho a obtener confirmación sobre si en MW estamos tratando, o no, datos personales que les conciernan.

 

Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos. Igualmente tiene derecho a la portabilidad de sus datos.

 

En determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

 

De igual manera, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. En este caso, MW dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

 

Cuando se realice el envío de comunicaciones comerciales utilizando como base jurídica el interés legítimo del responsable, el interesado podrá oponerse al tratamiento de sus datos con ese fin.

 

Si ha otorgado su consentimiento para alguna finalidad concreta, tiene derecho a retirar el consentimiento otorgado en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.

 

Los usuarios podrán ejercer los derechos contenidos en la presente Política y aquellos garantizados por las leyes aplicables a través de los correos electrónicos o direcciones físicas de contacto previamente relacionados.

 

En caso de que sienta vulnerados sus derechos en lo concerniente a la protección de sus datos personales, especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, puede presentar una reclamación ante la Autoridad de Control en materia de Protección de Datos Personales, Superintendencia de Industria y Comercio en su sitio web https://www.sic.gov.co/que-es-la-delegatura-datos-personales

 

¿Cómo hemos obtenido sus datos?

 

Los datos personales que tratamos proceden de:

 

• El propio interesado

 

A su vez, la información que usted nos proporciona puede ser tratada por MW, bien porque usted ha proporcionado dichos datos en los formularios que debe diligenciar para las solicitudes servicios, inscripciones a webinars, conferencias o eventos

 

• Fuentes externas

 

Ocasionalmente, podemos obtener información sobre usted de fuentes de terceros tal como lo requiere o permite la legislación vigente, como bases de datos públicas, sistemas de información crediticia o solvencia patrimonial, revendedores, copartícipes de marketing, plataformas de medios sociales, proveedores de servicios de verificación de identificación y de riesgos vinculados al lavado de activos o financiación del terrorismo; estos últimos usan una combinación de registros gubernamentales e información de acceso público o debidamente licenciada sobre usted para verificar su identidad. Dicha información incluye su nombre, dirección, función laboral, perfil laboral público, condición respecto de cualquier lista de sanciones mantenida por autoridades públicas y otros datos relevantes

 

• Tratamiento de datos de menores de edad

 

Por regla general no solicitamos la recopilación de información personal de personas menores de 18 años de edad. En caso de ser estrictamente necesaria su provisión éstos serán tratados respetando los derechos fundamentales del menos y con finalidades lícitas.

 

Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos: El área de servicio al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los Titulares para hacer efectivos sus derechos. A traves del correo electrónico contacto@mwabogados.co se recibiran y atendereran las peticiones, consultas y reclamos.

 

 

Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data: En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Montes & Warren S.A.S. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

 

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

 

1. Nombre completo y apellidos

2. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),

3. Medios para recibir respuesta a su solicitud,

4. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

5. Firma (si aplica) y número de identificación.

 

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Montes & Warren S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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Vigencia: La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 22 de abril de 2020.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

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Nos reservamos el derecho de modificar esta Política de privacidad en cualquier momento y, cuando lo exijan las leyes aplicables y autoridades competentes; los cambios que se efectúen a esta Política de Privacidad, serán notificados. Si se hacen cambios sustanciales, usted será notificado por correo electrónico o mediante un aviso publicado en nuestro sitio web http://www.mwabogados.co/